Быстро, четко и прозрачно: автоматизируем массовые однотипные задачи с помощью корпоративной биржи фрилансеров

Хочется сказать, что это решение, которое вы ждали. Но, может, и не ждали, а оно есть. Корпоративная биржа фрилансеров, которая поможет в разы ускорить работу с типовыми задачами, десятками исполнителей, разгрести завалы и легко масштабироваться.

В предыдущем материале мы рассказывали о том, как решали проблемы с подготовкой текстов и в результате создали полноценный продукт — биржу фрилансеров. С помощью биржи наладили массовый процесс работы с копирайтерами, успешно масштабировались, в 2 раза ускорили сдачу текстов, автоматизировали 80% рабочего времени штатного редактора, сократили издержки на административку и бюрократию на 20%.

В этом материале делимся тем, как устроена биржа, какие задачи помогает решать и как автоматизирует рутину.

Рекап предыдущей серии: какие проблемы мы решали с помощью биржи

В нашем агентстве работа по подготовке текстов строилась следующим образом:

• SEO-специалист готовит ТЗ на текст и ставит задачу редактору.
• Редактор принимает ТЗ и подбирает автора, который разбирается в клиентской специфике.
• Автор пишет текст. Проверяет текст либо главный редактор, либо редакторы-помощники.
• Редактор передает готовый текст сеошнику, тот — клиенту на согласование.
• Правки возвращаются автору или редактору, если они незначительны.

Автоматизации не было: редактор собственноручно вел текст по всем этапам и отвечал за коммуникации по процессу.

Схема хорошо работала на небольших объемах текстов, но когда объемы выросли, случился завал. В 2023 году мы научились быстро развивать SEO-специалистов. Сеошников, клиентов и проектов стало в два раза больше. Этот рост отдел копирайтинга переварить не смог и стал тормозить рост бизнеса.

Мы нашли дополнительного редактора, и распределили задачи по отделам и тематикам. Но это не помогло — нагрузка была неравномерной, ведь это агентство.

Потом попробовали SCRUM, на который в 2022 году перешли SEO-отделы. Тоже не сработало: оценить будущий объем работы редакторы не могли, ведь задачи поступают от сеошников. Максимум — запланировать время на то, что уже в работе.

Как говорится, невозможно решить проблему на том же уровне, на котором она возникла. Нужно идти дальше. Что мы и сделали, создав собственный продукт, который автоматизирует работу с текстами и помогает нам переварить большой объем задач, без существенной нагрузки на редактора.

Какие задачи помогает решать биржа

Решение автоматизирует работу распределителя задач: убирает посредническую функцию, сильно снижает количество коммуникаций по процессу, делает его прозрачным и понятным для всех участников.

Обобщённо, есть 2 типа задач, с которыми помогает наш продукт:

1. Массовые однотипные задачи, когда их слишком много. Как и людей, которые эти задачи выполняют (штатные или нештатные сотрудники — без разницы). Сложно распределять и контролировать процесс, хочется уйти от бюрократии…
2. Любые задачи, которые хочется отдать внештатным специалистам, если нагружать штатных сотрудников невыгодно или их ресурсов не хватает.

Приведем примеры:

1. Написание текстов для агентства: много тематик, много авторов с разной специализацией и опытом.
2. Написание текстов для крупного проекта/блога/журнала, когда нужно готовить десятки/сотни текстов в месяц или делать массовый рерайт.
3. Генерация текстов, изображений, работа контент-менеджеров, который эти задачи выполняет. Как только становится необходимо делать 3000+ статей для 500+ сайтов в месяц (например, при работе с PBN), любой распределитель задач сойдёт с ума.
4. Массовый перевод статей. Через биржу можно работать и с переводчиком, и  с редактором.
5. Генерация изображений для фотостоков или других сайтов, которые привлекают трафик из поиска по картинкам. Создание обложек для текстов, рекламных баннеров.
6. Подготовка карточек для маркетплейсов. Можно подключить к бирже всех нужных специалистов: дизайнера, сеошника, редактора и контент-менеджера.
7. Массовый сбор семантики для сотен страниц с помощью команды SEO-специалистов, подготовка ТЗ для SEO-текстов.
8. Работа с отзывами: проверка, размещение, редактирование.
9. Создание собственной ТОЛОКИ на минималках =).

Список можно еще долго продолжать.

Что важно — с помощью биржи можно закрывать не только задачи, у которых один исполнитель,  но и когда их несколько, и работают они последовательно. Один человек собирает семантику, другой на основе семантики составляет ТЗ на SEO-тексты, авторы готовят контент, редактор проверяет.

Как работает биржа

Разберёмся, как работает биржа на примере работ по подготовке тематических текстов.

На бирже три вида юзеров.

1. Заказчик — сотрудник компании, ставит задачи, может их проверять и закрывать.
2. Исполнитель — автор, может брать в работу задачи, поставленные заказчиком.
3. Проверяющий — сам заказчик или редактор.

А задачи «ходят» по статусам.

• Заказчик (в нашем случае — сеошник) ставит задачу, которая попадает в очередь.
• Исполнитель берет задачу в работу — задаче присваивается соответствующий статус. После того как задача выполнена, переводит в статус «На проверке» или в «Ожидает проверяющего».
• Для доработок используется статус «На доработке», для согласования тоже соответствующий статус.
• Статус «Проверено» говорит заказчику, что задачу сделал исполнитель и проверил редактор. Можно закрывать.
• В финале статус Готово.

Ключевые принципы и фишки

• Распределение задач полностью автоматизировано. Не нужно писать исполнителю и спрашивать, может ли он выполнить задачу и когда, ждать ответа, уточнять статус. Условия оплаты известны.
• Заказчик не выбирает исполнителя. Все проверенные авторы со специализацией выдают примерно равное качество. Поэтому мы убрали у заказчика возможность влиять на выбор автора (любимчика). Тем более, что есть редактор, который проверяет тексты. Так задачи закрываются быстрее, а качество не проседает (мы замеряли).

• Задачи приоритизируются по дате создания. Исполнители на бирже видят только одну самую старую задачу, которую можно взять в работу.

• Есть канбан-доска. Последний статус любой задачи — “Готово”. Она точно туда дойдёт, ведь пока этого не произойдет,  автор не получит оплату и будет сам тегать заказчика в комментариях.

• Аналитические дашборды для контроля процесса в цифрах.

Можно просматривать задачи и их статусы за выбранный период.

Анализировать бюджет: посмотреть, сколько денег потратили на тексты с конкретной специализацией или по проекту.

Смотреть рейтинг авторов. Оценить количество закрытых задач и доход исполнителя.

Качество работы: скорость, процент доработок и т. д.

Функции, которые помогают автоматизировать работу и снижают нагрузку на участников процесса

Теперь пройдемся по тем небольшим моментам, без которых биржа не работала бы так хорошо. Все функции — результат внедрения и тестирования на живом рабочем бизнесе. То есть, на нашем агентстве.

Специализации для улучшения качества работы исполнителей

Каждому автору присваиваются специализации, причем одна из них — основная. Автор в первую очередь видит задачи с текстами по его основной тематике. Если таких нет — получает доступ к остальным.

Рис.10. Выбор специализаций для каждого исполнителя.

Контролируем загрузку исполнителя и сроки

Чтобы авторы не набирали сразу много задач и сроки по задачам не «поехали», ввели ограничение — не более 6 задач в работе.

Сокращаем сроки ожидания

Чтобы авторы не ждали проверки текстов неделями, внедрили статус «На согласовании». Срок согласования — 7 рабочих дней. Если по истечении этого времени задача не согласована, она автоматически переводится в статус «Выполнено». На статус «Проверено» заложили 3 рабочих дня.

Уведомления о том, что на задачу нужно обратить внимание, приходят заказчику на почту или в телеграм.

Автоматизируем расчеты

Стоимость работы рассчитывается автоматически. Для этого создан модуль расчетов: в нем указывается стоимость за тысячу знаков или рабочий час, коэффициент наценки — если мы продаем работу исполнителя клиенту, то сколько закладываем в плюс, и личный коэффициент исполнителя за уровень экспертности и опыт.

Когда текст готов, все участники видят его стоимость. Сумма с наценкой «уходит» в CRM-систему и матчится с соответствующим проектом. Руками забирать данные из биржи в CRM и пересчитывать для выставления счета не нужно.

Ведем взаиморасчеты с самозанятыми в интерфейсе

Еще одна удобная фича биржи — возможность оформить счет на выплату сразу в интерфейсе. Исполнитель указывает стоимость работы, система пересчитывает эту стоимость с учетом налога НПД, бухгалтер перечисляет нужную сумму на счет исполнителю. Счет и банк уже привязан через приложение Мой налог.

Поддерживаем и разруливаем проблемы

Все спорные моменты (сеошнику не нравится текст, автор не согласен с сеошником) решаются в отделе арбитража. В нашем случае это специалисты, которые глубоко погружены в бизнес-процессы, специфику клиентов, адекватно оценивают качество контента.  Такие модераторы снижают нагрузку на редактора: никто не пишет ему с вопросами и жалобами.

К бирже можно подключить собственных арбитражников, просто выдав им отдельный доступ.

Техподдержка тоже работает — решает вопросы, связанные с работой платформы. Например, не удаётся внести расход, исполнитель решил отказаться от текста по какой-то причине или заказчик просит удалить задачу по согласованию с исполнителем.

Результаты внедрения биржи

Первую версию биржи мы внедрили в сентябре 2023, ещё 3 месяца потратили на доработки. Полноценным продуктом начали пользоваться в начале 2024 года.
В результате в три раза сократили средний срок написания текстов, убрали 80% нагрузки с редактора — ему не нужно заниматься распределением задач и быть передаточным звеном. И вообще, отстроили прозрачные и понятные процессы, которые позволяют нам масштабироваться без проблем.

Как использовать биржу и кастомизировать в зависимости от бизнес-задач и типа бизнеса

Если у вас уже сейчас есть задачи по копирайтингу, и вы хотите протестировать инструмент, регистрируйтесь на бирже, пополняйте баланс и создавайте задачу. Все авторы на бирже прошли наш «ручной отбор» через сеошников, редакторов и клиентов. С промокодом VC50 получите бонус 50% на первое пополнение (напишите поддержке при первом пополнении).

Если биржа нужна как полноценное решение, то мы создадим для вас выделенный аккаунт компании, в который вы добавите своих сотрудников, фрилансеров, редакторов и проч. Для других пользователей и компаний ваши проекты, задачи и исполнители будут недоступны.

Как биржу можно кастомизировать

1. Настроить цепочки задач. Например, вам нужно автоматизировать процесс подготовки текстов от создания ТЗ до обложки. Когда задача по подготовке ТЗ перейдет в статус “Готово”, связанная с ней задача по написанию текстов появится в статусе “Новая” и так далее.
2. Создать шаблоны задач с типовыми требованиями. Подходит, если у всех задач одинаковое описание, и есть лишь небольшое количество уникальной информации.
3. Создать проекты, с которыми будут связаны задачи. Добавит прозрачности, в том числе в отчетах.
4. Настроить данные в модуле расчетов: собственные ставки, наценки, коэффициенты или кастомизировать модуль.
5. Доработать аналитические дашборды.
6. Настроить передачу любых данных в свою CRM, если это позволяет API системы.

Биржу можно превратить в CRM для работы штатной команды. Создать и распределить сотрудников по проектам, чтобы они могли ставить самостоятельно задачи. При этом вся информация будет храниться в одном аккаунте. Прямо как в Миралинкс, где можно создавать под каждого клиента отдельный аккаунт или же в аккаунте компании добавлять все проекты клиентов.

Если у вас массовый, постоянный процесс, вам нужно автоматизировать однотипные задачи, которые сложно распределять и контролировать вручную, пишите нам в телеграм. Мы поможем настроить и автоматизировать ваш процесс.

Автор: Кирилл Агафонов, продакт-менеджер биржи для работы с фрилансерами Flow-Task.com, руководитель SEO-отдела в Ant-Team.ru.

Подписывайтесь на наш телеграм-канал, чтобы первыми узнавать о выходе новых материалов. И смотрите наши бесплатные обучающие видео на YouTube, VK и Rutube.